Communicatie is simpelweg een boodschap overbrengen van een zender naar een ontvanger. Dit doen we op dagelijkse basis en gaat ons in veel gevallen goed af. Als je bijvoorbeeld een medewerker in de supermarkt vraagt waar de paprika’s liggen, is de kans klein dat je naar het zuivelschap wordt gestuurd. Maar er bestaan ook communicatieve uitingen die net wat meer van je vragen, denk bijvoorbeeld aan het overtuigen van je baas dat je echt een loonsverhoging verdient, een technisch vraagstuk toelichten aan een zaal vol half slapende mensen of een klant overtuigen om voortaan jouw product te kopen. Om ook in communicatief uitdagende situaties jouw boodschap op een heldere, doeltreffende en overtuigende manier over te brengen, moet je effectief communiceren.
Gelukkig is dit iets wat je kunt leren! Om je op weg te helpen, bespreken we hieronder hoe je in 5 stappen effectief communiceert.
Duidelijk en effectief communiceren begint bij het bepalen van het doel van je boodschap. Zeker voor belangrijke gesprekken of bijvoorbeeld zakelijke communicatie is het aan te raden om goed te weten welke boodschap je over wilt brengen en hoe je dat gaat doen. Schrijf je hoofddoel op en noteer een aantal punten/argumenten die je boodschap kracht bij zetten: alle informatie die je hoofddoel niet ondersteunt, kun je schrappen.
Communicatie is geen eenrichtingsverkeer – al lijken sommige mensen dat wel te denken. Door actief te luisteren naar een ander leer je inspelen op zijn of haar behoeftes en wensen. Bij luisteren denken we vanzelfsprekend vooral aan mondelinge communicatie, maar ook in geschreven communicatie, denk aan een e-mail van een klant of medewerker, is het belangrijk om te ‘luisteren’ naar wat iemand zegt en wat diegene wil. Dat kan een hoop gedoe voorkomen.
Effectief communiceren doe je niet alleen verbaal. Als iemand jou vraagt of je zin hebt om een weekendje samen weg te gaan en je zegt met een ongeïnteresseerde blik en een monotone stem ‘lijkt me heel leuk’, is de kans groot dat jouw ‘super positieve’ antwoord niet in goede aarde valt. Gezichtsuitdrukkingen, gebaren en je toon (samen non-verbale communicatie) zijn daarom minstens net zo belangrijk bij het overbrengen van een boodschap als verbale communicatie. Door je non-verbale communicatie te laten matchen met jouw verbale communicatie komt je boodschap veel krachtiger over. Tips: gebruik gerust je armen als je iets uitlegt, geef luistersignalen af (denk aan knikken) als de ander aan het woord is en toon een glimlach als je ergens vrolijk van wordt.
Door tijdens het communiceren af en toe samen te vatten wat de ander zegt, voorkom je misverstanden en wordt je communicatie een stuk effectiever. Mensen zijn namelijk helaas heel goed in het langs elkaar heen praten. Ze denken dan dat ze elkaar uitstekend begrepen hebben terwijl het omgekeerde waar is. Samenvatten betekent trouwens niet dat je elke zin van een ander herhaalt. Kies liever een natuurlijk moment in een gesprek, bijvoorbeeld richting het einde, om nog een keer in je eigen woorden samen te vatten wat de ander gezegd heeft. Zo geef je je gesprekspartner de ruimte om jouw samenvatting eventueel aan te vullen of te corrigeren. Ook in geschreven communicatie is samenvatten een waardevolle tool voor effectief communiceren.
Wanneer je niet zelfverzekerd bent bij het overbrengen van een boodschap, gaat dat sterk ten koste van de effectiviteit ervan. Je boodschap kan nog zo goed zijn, maar als je verbaal en non-verbaal onzekerheid uitstraalt, gelooft niemand je. Leuk, maar als je onzeker bent, kun je dat toch niet zomaar ‘uitzetten’? Dat klopt, maar door veel te oefenen en je bewust te worden van de manier hoe jij communiceert, kan dat vertrouwen wel komen!
In het traineeship van Newskool besteden we veel aandacht aan de soft skill effectief communiceren, omdat we weten dat deze skill echt een verschil maakt op de werkvloer. Ben je als organisatie op zoek naar communicatief zeer bekwame medewerkers om jouw IT-afdeling te versterken? Wij helpen je graag! Bekijk in ons aanbod alvast welke Newskoolers op dit moment beschikbaar zijn voor jouw organisatie. Of ben je een starter op de arbeidsmarkt en spreekt het traineeship waarin je fulltime werkt en in deeltijd een hbo- of wo-studie afrondt, jou aan? Neem dan gerust contact met ons op!
