’s Ochtends als je je werk- of studiedag begint, staat-ie al netjes op je te wachten: de to-do-lijst. Een aantal van de taken worden gedurende de dag netjes afgevinkt, maar er blijven er altijd een paar staan. Langzaam maar zeker zie je de lijst steeds langer worden en verlies je het overzicht. En dat terwijl je to-do-lijst eigenlijk moest zorgen voor structuur en rust in je hoofd. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Uit een onderzoek van LinkedIn onder professionals blijkt onder meer dat slechts 11% van de ondervraagden al zijn geplande taken voor die dag afrondt en dat 41% van de to-do’s op de lijst zelfs nooit afgerond worden. Waarom vinden we dit toch zo lastig en waar gaat het fout? Hieronder bespreken we 4 punten waar het vaak misgaat.
Het eerste punt waar het vaak fout gaat: we zetten te veel taken op onze to-do-lijst. En ondanks dat we je positieve instelling waarderen over de hoeveelheid werk die je op een dag kan verzetten, is het beter om dit niet te doen. Er komen namelijk altijd andere dingen tussendoor: een e-mail die ‘even snel’ beantwoord moet worden, een spontane vergadering of een vriend of vriendin die je belt met een brandende vraag. Door niet te veel taken op je to-do-lijst te zetten, hou je altijd ruimte vrij voor deze onvoorziene zaken. Daarnaast is het psychologisch gezien verstandiger om het aantal taken op je to-do-lijst realistisch te houden. Het geeft je aan het einde van de dag namelijk een veel fijner gevoel als je al je taken afgerond hebt.
Een andere neiging die we hebben, is om taken die we liever niet doen of waar we tegenop zien, uit te stellen. Begrijpelijk, maar verstandig is het niet. Je kunt namelijk beter beginnen met de taken die je het minst leuk vindt: ‘eat that frog’, zeggen de Engelsen zo mooi. Door de taken waar je tegenop ziet gelijk aan te pakken, zijn ze uit je hoofd en kun je je de rest van de dag focussen op de dingen die je leuker vindt.
Stel je wilt de Spaanse taal leren, zet dan niet ‘Spaans leren’ op je to-do-lijst. Dit is een veel te groot doel en niet actiegericht genoeg. Bedenk liever wat je nodig hebt om Spaans te leren, bijvoorbeeld een lesboek. ‘Lesboek Spaans kopen’ is een voorbeeld van een veel betere en meer actiegerichte taak. Nu is dit misschien een extreem voorbeeld, maar toch gebeurt het in de praktijk vaak dat taken te groot of te vaag geformuleerd zijn en beter opgedeeld kunnen worden in een aantal losse taken. Grote doelstellingen zoals het leren van een nieuwe taal kun je dan ook beter op je langetermijnplanning zetten en je gebruikt je to-do-lijst dan alleen voor direct uitvoerbare taken.
Privé, werk, studie, sport: alles wat gedaan moet worden, komt vaak op één grote bult terecht. Dit maakt het lastig om het overzicht te bewaren en je to-do-lijst wordt langer en langer. De eenvoudige oplossing hiervoor is om je to do’s op te delen in een aantal categorieën. Dit kunnen categorieën zijn zoals werk, studie of privé, maar je kunt ze ook per taak indelen. Stel, je hebt regelmatig op je to-do-lijst staan dat je iemand moet bellen, voeg deze taken dan liever samen onder één categorie die je bijvoorbeeld ‘belafspraken’ noemt. Je houdt dan veel beter het overzicht en kunt bijvoorbeeld een ochtend inplannen om al je belafspraken af te handelen.
